Jede Rechnung die in einem Unternehmen ankommt muss bezahlt werden. Doch sie verursacht deutlich höhere Kosten als nur den Rechnungsbetrag der aufgedruckt ist. Die Rede ist von den Verwaltungskosten die mit jeder Rechnung anfallen. Zunächst einmal muss jede Rechnung kontrolliert werden. Wer hat die Rechnung gestellt? Ist der Rechnungszeitraum korrekt? Ist der Betrag auf der Rechnung richtig? Ist die Leistung die mit der Rechnung beglichen werden soll überhaupt richtig erbracht worden oder muss die Rechnung eventuell angepasst werden? Das sind alles Fragen die mit der Rechnung ins Haus gelangen. Wenn mit der Rechnung alles korrekt ist geht die Rechnungsverarbeitung weiter. Die Rechnung muss bezahlt werden. Dazu muss sie an denjenigen im Unternehmen weiter geleitet werden der berechtigt ist Zahlungen auszuführen. Das kann derjenige sein, der die Rechnung geprüft hat, ist es aber nicht zwingendnotwendig.

Workflows vereinfachen

Nachdem die Rechnung bezahlt wurde muss sie in der Buchhaltung zugewiesen werden. Innerhalb der Buchhaltung wird sie für den Steuerberater vorbereitet, d.h. sie wird hinter den entsprechenden Kontoauszug abgeheftet und nach der Durchsicht durch den Steuerberater Archiviert. Bei einem einfachen Haushaltskonto mit 20 Bewegungen auf dem Kontoauszug eines Monats mag das einfach erscheinen. In Unternehmen kann ein Kontoauszug gerne mal 30 oder mehr Seiten haben mit jeweils 5 oder noch mehr Positionen. Da ist die Zuordnung nicht immer schnell erledigt. Vereinfacht werden kann die Rechnungsverarbeitung durch geregelte Workflows und eine Software in der jede Rechnung direkt erfasst wird. Dadurch wird die Zuordnung im Nachhinein deutlich erleichtert. Die so gesparte Zeit kann der für die Rechnungsbearbeitung zuständige Mitarbeiter produktiv nutzten. Aus Overheadzeit wird Produktivzeit. Weiterhin können abgleiche Zwischen Konto und Eingangsrechnung erleichtert werden. Systematisch wird der Kontoauszug innerhalb einer Software erfasst und die Zuordnung der Rechnungsbelege die digital erfasst wurden geschieht automatisch.